Vakantieaanvraag, hoe vroeger hoe beter?

Net terug van de wintersport dient een medewerker alvast zijn aanvraag voor de volgende wintersportvakantie in. Kennelijk wil hij de eerste zijn, met het idee ‘wie het eerst komt het eerst maalt’. Zelf vind je het allemaal wat aan de te vroege kant. Kan je deze vakantieaanvraag nog even laten liggen tot later in het jaar of is dat wellicht toch niet zo verstandig?

Wettelijke regeling vakantieaanvraag

In artikel 7:638 BW zijn de regels rond het opnemen en vaststellen van vakantiedagen van werknemers vastgelegd. Uitgangspunt van de wettelijke regeling is, dat je als werkgever “de tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie vast […stelt…] overeenkomstig de wensen van de werknemer tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten”. Los van verplichte collectieve vakanties zoals in de bouw en het onderwijs, is de werknemer dus ‘in the lead’ bij het bepalen wanneer hij of zij vakantie opneemt en dien je als werkgever in principe te volgen.

Gewichtige redenen

De wet geeft aan, dat je alleen van de door werknemer gewenste vakantieaanvraag mag afwijken wanneer hier gewichtige redenen voor zijn. Waar moet je dan aan denken? Het moet in ieder geval gaan om een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan het ontstaan van zware onderbezetting in een piekperiode, waardoor de productie of dienstverlening van uw bedrijf in gevaar komt. Overigens zal je wel steeds een belangenafweging moeten maken tussen de gevolgen van de verstoring voor uw bedrijfsvoering enerzijds en de gevolgen van het afwijzen van de vakantieaanvraag voor de werknemer anderzijds.

Twee weken reactietermijn

Je kunt als werkgever dus niet zomaar over één nacht ijs gaan, indien je de vroege vakantieaanvraag van een medewerker wilt afwijzen. Toch heb je natuurlijk ook niet eeuwig de tijd om te beslissen op de aanvraag. Sterker nog: als je niet binnen twee weken reageert en/of de gewichtige redenen duidelijk maakt, bepaalt de wet dat de vakantie is vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. Het is dus zeker niet verstandig om de vroege vakantieaanvraag even te laten liggen tot later in het jaar!

Let op: Voor zogeheten bovenwettelijke vakantiedagen kun je wél een langere reactietermijn dan twee weken overeenkomen.  Voorwaarde is wel dat dit tevoren schriftelijk is vastgelegd, bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst of personeelsreglement.

Inventarisatie vakantieplanning

De medewerker stelt je voor een dilemma met zijn vroege aanvraag . Aan de ene kant wordt van je verwacht dat je binnen twee weken reageert, an de andere kant heb je waarschijnlijk nog weinig zicht op de werkomvang én de vakantiewensen van andere medewerkers in die specifieke periode. Het zou dan ook prettig zijn, wanneer alle werknemers ongeveer rond dezelfde tijd hun vakantieaanvragen doen. Dan kun  je immers op basis van deze inventarisatie een reële inschatting maken van bijvoorbeeld de kans op zware onderbezetting. Want voor je het weet, willen alle medewerkers tegelijkertijd vrij om op wintersport te gaan.

Nadere afspraken

Het is dus handig om op tijd een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de vakantiewensen van alle werknemers. Hierover kun je prima afspraken maken in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement. Spreek af hoelang van tevoren een vakantieaanvraag maximaal gedaan kan worden of juist tot wanneer deze uiterlijk gedaan kan worden. Ook kun je afspraken maken over bijvoorbeeld de maximaal aaneengesloten duur van een vakantie en over het opnemen van vakantie binnen dan wel buiten de schoolvakanties. Zo krijg je meer grip op de vakantieplanning binnen jouw bedrijf.

Overleg

Komen jullie er toch niet uit of willen teveel werknemers tegelijk vakantie opnemen? Ga dan met jouw medewerkers in overleg. Alleen een korte schriftelijke afwijzing van een vakantieaanvraag zal over het algemeen niet al te best vallen en weinig goodwill kweken. Besef dat vakantie belangrijk is voor werknemers en dat zij hier vaak al lang van tevoren naar uitkijken. Gelukkig kom je met een goed gesprek en het toelichten van jouw argumenten vaak al een heel eind. Of laat de werknemers die tegelijk op vakantie willen een keer proberen om onderling tot een regeling te komen. Ze kunnen je zomaar verbazen met hun oplossing.

Heb je vragen over vakantiegerelateerde zaken of wil je een personeelsreglement op laten stellen? Neem gerust contact op, dan gaan we samen aan de slag met het creëren van rust, zekerheid en besparingen.