Ook nog niet voorbereid? Zo word je wél AVG-proof!

 Het zal je niet ontgaan zijn. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat voor de deur. Op 25 mei 2018 is het zover en treedt de nieuwe Europese privacyregelgeving in werking. Met name de laatste weken is de AVG niet meer weg te slaan uit de media. Allerlei (zakelijke) on- en offline platformen berichten over de aangescherpte regels, de problemen die organisaties ondervinden om AVG-proof te worden en de torenhoge boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens op kan leggen.

70% organisaties niet AVG-proof

Want hoewel het al een jaar of twee bekend is, dat de AVG op 25 mei 2018 van kracht wordt, begint het onderwerp eigenlijk nu pas echt te leven. Onder druk presteren we het beste, nietwaar? Toch blijkt dat het overgrote deel van de Nederlandse bedrijven, organisaties en instellingen niet of onvoldoende voorbereid is. Uit recent onderzoek blijkt dit te gelden voor liefst 70% van het bedrijfsleven en ook in andere sectoren lijkt dat percentage niet veel anders zijn.

Werk aan de winkel

Van de ene kant wellicht niet heel verrassend. De AVG zit op sommige punten namelijk best ingewikkeld in elkaar en het invoeren van nieuwe juridische standaarden staat bij de meeste ondernemingen sowieso al niet heel erg hoog op het prioriteitenlijstje. Aan de andere kant wel zorgelijk, want met nog maar zes weken te gaan tot de invoeringsdatum, begint de tijd te dringen. Er komt nogal wat bij kijken om jouw organisatie op alle punten aan de AVG te laten voldoen.

Ook jouw organisatie

Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken (en welke organisatie doet dat nou niet?), krijgen ermee te maken: van zzp’er tot multinational, van school tot sportclub en van webshop tot ziekenhuis. Ook voor jouw organisatie is het nu dus echt de hoogste tijd om met de nieuwe privacyregels aan de slag te gaan en AVG-proof te worden.

Ben jij nog niet begonnen met de voorbereidingen op de AVG of loop je vast tijdens de invoering ervan? Zit je met de handen in het haar of weet je niet waar te beginnen? Kortom, behoort jouw organisatie ook tot die 70% die door de privacy-bomen het AVG-bos niet meer ziet?

Zo word je wél AVG-proof

Geen nood. Je bent overduidelijk niet de enige én er is hulp onderweg. Met de juiste begeleiding maak je namelijk ook jouw organisatie AVG-proof.

• Sta je aan het begin van het proces en zoek je een overzichtelijk plan van aanpak met praktisch stappenplan, inclusief begeleiding?
• Heb je behoefte aan individueel advies over een specifiek onderdeel?
• Heb je (alleen nog) een privacyverklaring of verwerkersovereenkomst nodig?

Het kan allemaal, van integrale begeleiding tot beperkt deeladvies of los document. Uiteraard afhankelijk van waar jouw organisatie staat en waar de behoefte ligt.

Neem nu contact op via mail of telefoon (073-6235850), dan bespreken we wat jouw organisatie op dit moment nodig heeft om wél AVG-proof te worden.

Nieuwe Europese privacyregels op komst – Dit is wat jij nu al moet weten

De bescherming van privacygevoelige informatie is een veelbesproken onderwerp. En terecht natuurlijk, want ieders individuele privacy is een groot goed. Ook als werkgever of ondernemer beschik je over privacygevoelige informatie die betrekking heeft op jouw werknemers of klanten. En met de moderne (online) technieken komen daar steeds makkelijker meer gegevens bij. Zo beschikt naar schatting 95% van de bedrijven op de een of andere manier over te beschermen persoonsgegevens. Denk hierbij niet alleen aan personeelsdossiers, maar ook aan via de website gegenereerde klantenbestanden of de voor promoties en marketing gehanteerde mailinglist.

Over vrijwel exact een jaar treden nieuwe Europese privacyregels in werking. Wat moet jij nu al weten om je hier goed op te kunnen voorbereiden? Een overzicht in vogelvlucht.

Huidige regelgeving 2017

Op dit moment heb je op het gebied van de bescherming van privacygevoelige informatie als werkgever en/of ondernemer voornamelijk met de volgende twee zaken te maken:

• Wet bescherming persoonsgegevens. Op dit moment is de Wet bescherming Persoonsgegevens (kortweg: Wbp) de belangrijkste wet in Nederland als het gaat om de bescherming van privacygevoelige informatie. Zo bepaalt de Wbp bijvoorbeeld welke gegevens, onder welke voorwaarden en voor welke doeleinden mogen worden verwerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de instantie die toeziet op de correcte toepassing van de Wbp en de beveiliging van de privacygevoelige informatie.
• Meldplicht datalekken. Een verloren USB-stick, een gestolen laptop of een gehackt computersysteem: Het komt steeds vaker voor. Ter uitbreiding van de Wbp is op 01 januari 2016 dan ook de Meldplicht datalekken van kracht geworden. Dit betekent, dat je verplicht bent om een datalek te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens “als het datalek leidt tot (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens”. In een aantal gevallen zal je het datalek overigens ook moeten melden aan de betrokkenen van wie de persoonsgegevens op straat zijn komen te liggen. Wel zo netjes natuurlijk.

Nieuwe Europese privacyregels 2018

In de loop van volgend jaar gaan de huidige privacyregels op de schop. De bestaande nationale privacyregels worden dan vervangen door één set nieuwe Europese privacyregels:

• Algemene verordening gegevensbescherming. Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (kortweg: AVG) in werking. Met deze Europese verordening wordt bedrijven nog strengere regels opgelegd als het gaat om de bescherming van privacygevoelige informatie. Naast een uitbreiding van de rechten van betrokkenen, is de invoering van de documentatieplicht een van de belangrijkste wijzigingen. Dit betekent dat je als werkgever of ondernemer met documenten moet kunnen aantonen, dat je daadwerkelijk aan de AVG voldoet en welke concrete maatregelen je getroffen hebt (zowel op organisatorisch als op technisch vlak) om aan de AVG te voldoen. Ook het verplicht uitvoeren van een ‘privacy impact assessment’ of zelfs het verplicht aanstellen van een ‘functionaris voor de gegevensbescherming’ behoren tot de mogelijke consequenties die de AVG met zich meebrengt.

Verschil huidige en nieuwe privacyregels

Met het van kracht worden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 komt de huidige Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) te vervallen. Vanaf dit moment zal je als ondernemer of werkgever aan de strengere eisen en bijvoorbeeld de eerder genoemde documentatieplicht moeten voldoen. De huidige Meldplicht datalekken komt als onderdeel van de Wbp logischerwijs ook te vervallen, maar komt op vergelijkbare wijze wel weer terug in de nieuwe Europese AVG. En ja, bij strengere eisen horen uiteraard ook hogere boetes: Voldoet jouw bedrijf niet aan de AVG? Dan kan de boete oplopen tot liefst 20 miljoen Euro of 4% van de omzet, afhankelijk van wat hoger is… Je bent gewaarschuwd!

Problemen voorkomen? Wees terughoudend

Of de AVG nu al wel of niet van kracht is, je zult als werkgever of ondernemer natuurlijk zowel in 2017 als in 2018 en daarna zorgvuldig om moeten gaan met privacygevoelige informatie van werknemers of klanten. Het is niet meer dan terecht dat hier strenge regels voor zijn en dat deze gehandhaafd worden. De eenvoudigste manier om problemen te voorkomen? Bedenk goed of er een noodzaak is om specifieke gegevens te verzamelen en maak deze gegevens alleen toegankelijk aan individuele personen voor wie en voor zover dat noodzakelijk is. Twijfel je aan het bestaan van een dergelijke noodzaak om privacygevoelige gegevens van jouw werknemers of klanten te verwerken? Wees dan terughoudend en doe het niet.

Nu al voorbereiden

Kun je niet zonder het verzamelen, verwerken en/of vastleggen van privacygevoelige informatie en persoonsgegevens? Onderneem dan nu actie. Het voldoen aan de strengere eisen van de nieuwe Europese privacyregels kan aardig wat tijd kosten. Wacht daarom niet te lang en begin dit jaar al met de noodzakelijke voorbereidingen op de Algemene verordening gegevensbescherming ( AVG) per 25 mei 2018. Lees je de komende maanden alvast in en/of laat je voorlichten, zodat je eventueel benodigde wijzigingen in jouw bestaande privacybeleid kunt oppakken. Dan weet je zeker dat je op tijd klaar bent voor de nieuwe privacyregels. Niets doen is uitdrukkelijk geen optie!