Geheimhoudingsovereenkomst, waarom zou je nog?

We leven tegenwoordig in een zogeheten ‘deeleconomie’. Door allerlei technologische ontwikkelingen is natuurlijk ook informatie veel makkelijker beschikbaar en eenvoudig deelbaar. Bovendien leidt het vrijuit delen van informatie met de markt vaak tot meer en snellere innovaties. Compleet achterhaald dus zo’n geheimhoudingsovereenkomst. Of toch niet helemaal?

Vrijelijk delen

Natuurlijk is het mooi om informatie met de markt, collega-ondernemers en potentiële klanten te delen. Dat leidt in veel gevallen ook tot positieve effecten. Denk bijvoorbeeld maar aan het schrijven van informatieve (blog)artikelen, het vrijgeven van al haar recepturen door Schotse craftbrouwer Brewdog of het voor doorontwikkeling vrijgeven van open source software. Het vrijelijk delen van kennis en informatie kent dus vele voordelen, zowel op micro- als op macroniveau.

Belang bij geheimhoudingsovereenkomst

Toch zijn er ook verschillende situaties waarin je als ondernemer wel zeker wilt weten, dat jouw vertrouwelijk gedeelde bedrijfsinformatie ook daadwerkelijk geheim blijft. Bijvoorbeeld wanneer je een derde partij zoekt voor een samenwerking om jouw unieke idee verder te ontwikkelen of te financieren. Je zult dan jouw briljante idee met jouw beoogd samenwerkingspartner moeten delen, maar wilt niet dat hij vervolgens met jouw idee aan de haal gaat.

Of wanneer je wordt benaderd door een partij die jouw bedrijf voor een goede prijs wil overnemen. Deze partij zal ongetwijfeld enige vorm van een zogeheten ‘due diligence’ onderzoek verlangen, maar je wilt natuurlijk niet dat jouw bedrijfsinformatie na dat kijkje in de keuken op straat ligt en zo jouw concurrentiepositie aantast.

Ook in de huidige deeleconomie zijn er dus prima legitieme redenen om toch een geheimhoudingsovereenkomst, ook wel NDA of ‘non disclosure agreement’ genoemd,  te sluiten.

Eenzijdige of wederzijdse geheimhoudingsplicht

Zodra je hebt vastgesteld dat jij inderdaad belang hebt bij een geheimhoudingsovereenkomst, is het zaak om deze verdere invulling te geven. Een eerste keuze die je zult moeten maken, is of je de geheimhoudingsplicht eenzijdig of wederzijds wilt laten gelden. Oftewel: Geldt de plicht tot geheimhouding alleen voor jouw contractspartner of voor jullie beide?

In het geval van een due diligence onderzoek in het kader van een potentiële overname zal een eenzijdige geheimhoudingsovereenkomst doorgaans de aangewezen weg zijn. In het geval van een mogelijke samenwerking waarbij je ook input van jouw beoogd samenwerkingspartner nodig hebt, zul je eerder tot een wederzijdse geheimhoudingsplicht besluiten.

Reikwijdte geheimhoudingsovereenkomst

Vervolgens dien je na te denken over de reikwijdte van de geheimhoudingsovereenkomst. Geldt de geheimhouding alleen voor de rechtstreeks betrokken partijen of ook voor aan hen gelieerde ondernemingen, zoals moeder- of dochtervennootschappen? Wie van partijen krijgen toegang tot de vertrouwelijke informatie en hoe zit het daarbij met (de verschillende lagen van) het personeel van partijen? Is alle uit te wisselen informatie vertrouwelijk of kan/moet bepaalde informatie van de geheimhoudingsplicht uitgesloten worden? Wordt de geheimhoudingsovereenkomst voor bepaalde of voor onbepaalde tijd aangegaan?

Stuk voor stuk belangrijke keuzes die mede bepalen hoe sterk of zwak jouw geheimhoudingsovereenkomst wordt en in hoeverre het met de overeenkomst beoogde doel bereikt wordt.

Wel of geen boetebeding

Ondernemers twijfelen daarnaast nog wel eens over het opnemen van een boetebeding in een geheimhoudingsovereenkomst. Is het niet voldoende dat de verplichting tot geheimhouding op papier staat? Is het niet een blijk van wantrouwen richting de wederpartij om (ook nog) een boetebeding op te nemen?

Zie het echter niet als teken van onvoldoende vertrouwen in de wederpartij, maar als blijk van professionaliteit. Primair benadrukt een boetebeding dat de beschermde informatie met de juiste zorg en vertrouwelijkheid behandeld dient te worden. Bovendien geeft het duidelijkheid over de consequenties, mocht de geheimhouding onverhoopt wel geschonden worden.

Managen van de wederzijdse verwachtingen

Kortom, het opnemen van een boetebeding is – net als het sluiten van een geheimhoudingsovereenkomst in bredere zin – onderdeel van het managen van de wederzijdse verwachtingen. En laat dat nu het voornaamste doel van contracteren en een van de kernwaarden van preventief juridisch advies zijn.

Sta jij ook op het punt om een samenwerking aan te gaan of is er mogelijk een overname op komst? Bewijs jezelf een dienst en zorg voor een goede geheimhoudingsovereenkomst. Neem contact op via info@hopconsulting.nl of bel op 073-6235850, dan help ik je graag.

Wet DBA alweer in de prullenbak?

“Tweede Kamer: Wet DBA werkt schijnzelfstandigheid in de hand” en “VVD: Voorlopig geen boetes, wellicht zelfs schrappen Wet DBA“. Zomaar twee recente krantenkoppen die de huidige stemming rond de opvolger van de VAR aardig weergeven. Nog geen onverdeeld succes, zullen we maar zeggen.

Stevige kritiek

Dat er al langere tijd stevige kritiek is op de Wet DBA, zal je ongetwijfeld niet ontgaan zijn. Sinds invoering van de wet per 01 mei 2016 – en eigenlijk ook al daarvoor – wijzen critici op de vele onvolkomenheden. Zo lukt het staatssecretaris Wiebes maar niet om duidelijkheid te scheppen en concrete vragen ook concreet te beantwoorden, lukt het de Belastingdienst maar niet om door ondernemers voorgelegde (model)overeenkomsten inhoudelijk goed en binnen een redelijke termijn te beoordelen en zou de wet volgens sommigen schijnzelfstandigheid niet oplossen, maar juist in de hand werken.

Wet DBA afschaffen en terug naar de VAR?

Tel daarbij op, dat uit onderzoek blijkt dat inmiddels 1 op de 7 opdrachtgevers minder of helemaal geen zzp’ers meer inhuurt als gevolg van de Wet DBA en je hebt de poppen aan het dansen. Diverse politici struikelen dan ook zo ongeveer over elkaar heen om te verkondigen, dat de nog maar net ingevoerde Wet DBA alweer moet worden afgeschaft. Opvallend daarbij is, dat het niet alleen leden van oppositiepartijen zijn die dit verkondigen, maar dat ook VVD-fractievoorzitter Halbe Zijlstra heeft aangegeven een terugkeer naar de VAR bepaald niet uit te sluiten als de huidige problemen niet snel worden opgelost.

Verkiezingsretoriek

Het lijkt er dus op, dat de Wet DBA geen lang leven beschoren is…. toch? Nou, dat kan wel eens tegenvallen (of meevallen natuurlijk, afhankelijk van aan welke ‘kant’ je staat). Met de Tweede Kamerverkiezingen van maart 2017 in het vooruitzicht staat de vaderlandse politiek namelijk al enige tijd in verkiezingsstand. Vooral profileren en eigen geluid laten horen, zonder oog voor de haalbaarheid. Bovendien: Hoe zou de oplossing eruit moeten zien? Simpelweg naar de VAR ligt niet voor de hand en het uitwerken van een goed alternatief kost tijd. Dat is vóór 01 mei 2017, het einde van het huidige overgangsjaar van de Wet DBA, echt niet gebeurd. Ga er dus maar vanuit, dat je voorlopig nog wel even met de Wet DBA te maken hebt.

Aangekondigde maatregelen

Ook staatssecretaris Wiebes gaat ondertussen ‘gewoon’ door op de ingeslagen weg. Flink achter de vodden aan gezeten door een kritische Tweede Kamer heeft hij een aantal maatregelen toegezegd om de huidige problemen met de Wet DBA te lijf te gaan:

• extra capaciteit bij de Belastingdienst voor de beoordeling van ingediende overeenkomsten;
• een meldpunt bij de Belastingdienst om eventuele knelpunten beter te kunnen verhelpen; en
• meer toegespitste en betere communicatie, samen met branche- en koepelorganisaties.

Of dit de bestaande onrust onder opdrachtgevers en opdrachtnemers / zzp’ers kan wegnemen, valt te bezien. Uiterlijk 19 december aanstaande stuurt de staatssecretaris nieuwe rapportages naar de Kamer, zodat hierover opnieuw gedebatteerd kan worden.

Wat in de tussentijd te doen

Heel leuk natuurlijk, al die discussies, debatten en oproepen tot terugkeer naar de VAR. Maar wat kan of moet je daar als opdrachtgever of opdrachtnemer mee? Mijn advies: helemaal niets. De Wet DBA gaat (voorlopig) niet weg en dus zul je ermee om moeten gaan  en je eraan moeten conformeren.

Dat betekent kritisch kijken naar de arbeidsrelatie die je met een opdrachtgever of opdrachtnemer aan wilt gaan en daar naar handelen. Heeft die relatie eigenlijk alle kenmerken van een dienstverband, sluit dan een arbeidsovereenkomst. En heeft die relatie alle kenmerken van een echte opdracht voor een zelfstandige, sluit dan ‘gewoon’ een ouderwetse opdrachtovereenkomst of maak gebruik van een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst.

Hulp nodig bij het bepalen van de arbeidsrelatie en/of het opstellen van een goede overeenkomst? Bel me op 073-6235850 of mail me op info@hopconsulting.nl, dan help ik je graag.

Samenwerking: Handen schudden of contract tekenen?

Hoe vaak heb ik het niet mis zien gaan de afgelopen jaren: Grote problemen door het ontbreken van een (deugdelijk) contract. Ook heel recent was het weer raak. Een ondernemer die een jarenlange samenwerking én vriendschap naar de knoppen zag gaan vanwege een zakelijk geschil.

Handen schudden

Vrienden die elkaar al jaren kennen, ondernemers die besluiten de krachten te bundelen of verse netwerkcontacten die het ‘gewoon eens gaan proberen’. Samenwerken gebeurt continu en kent velerlei vormen. Soms geboren uit idealisme, soms uit praktische overwegingen en soms… heel soms… uit puur winstoogmerk.

Wat de reden of achtergrond ook is, in veel gevallen bezegelt een ferme handdruk de nieuwbakken samenwerking. “We kennen elkaar, we hebben allebei hetzelfde doel en we vertrouwen elkaar.” Komt het jou ook zo bekend voor, die samenwerkings-mantra?

Vertrouwen is goed, een contract is beter

Op zich niets mis mee natuurlijk, want vertrouwen is de basis van iedere goede samenwerking. Maar vertrouwen alleen is niet genoeg. Dingen lopen negen van de tien keer nu eenmaal anders dan je ze gepland hebt. Soms zit het mee en soms zit het tegen, je kent het wel.

En niets is zo veranderlijk als de mens. Dus ook die samenwerkingspartner(s) van jou… en jijzelf! Wat in het begin nog een gemeenschappelijk belang leek, verandert door verschil in prioriteiten in eigenbelang. Die gezamenlijke droom blijkt er als puntje bij paaltje komt toch niet helemaal hetzelfde uit te zien voor alle deelnemers.

Contract tekenen

Juist daarom is het verstandig om een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan en een contract te ondertekenen. Hoe goed je jouw partner(s) ook kent en hoe goed de bedoelingen ook zijn. Niet alleen om de spelregels vast te leggen, maar zeker ook om een helder gezamenlijk referentiekader te scheppen. Wat mogen jullie van elkaar verwachten onder verschillende omstandigheden en in verschillende situaties?

Want een goed contract beschrijft niet slechts hoe de bakken vol met geld – die natuurlijk ongetwijfeld binnen zullen stromen! – verdeeld gaan worden. Integendeel, een goed contract legt vast hoe jij en jouw samenwerkingspartner(s) zich tot elkaar verhouden, juist als het wat minder gaat dan verwacht.

Problemen voorkomen door maatwerkcontract samenwerking

Door de wederzijdse verwachtingen actief te (blijven) managen en de communicatie op peil te houden, voorkom je al heel veel problemen. Toch kan er een moment komen dat jij en jouw samenwerkingspartner(s) minder goed door één deur kunnen en wellicht niet meer helemaal ‘on speaking terms’ zijn. Juist dan heb je een goede maatwerkovereenkomst nodig om op terug te vallen.

Denk bijvoorbeeld aan vragen als:

• Welke verplichtingen liggen bij welke partij en tot welke hoogte?
• Hoe zit het met concurrerende, eigen werkzaamheden van een van de samenwerkingspartners?
• Hoe worden belangrijke beslissingen genomen?
• Welke voorwaarden gelden wanneer een van partijen uit de samenwerking wil stappen?

Rust, zekerheid en besparingen

Al deze en andere vragen kun je al bij aanvang van de samenwerking samen  bespreken, beantwoorden en door een contractjurist vast laten leggen in een overeenkomst. Dat betekent weliswaar een zekere investering, maar wel een waarmee je rust, zekerheid én besparingen creëert. Want reken maar dat de kosten van die ‘gratis’ handdruk in een slepende rechtbankprocedure een behoorlijk stuk hoger uitpakken. Om van de prijs van verloren vriendschappen nog maar te zwijgen natuurlijk….

Sta jij ook op het punt om een intensieve samenwerking aan te gaan? Of heb je al zo’n samenwerking, maar is die uitsluitend gebaseerd op handen schudden? Neem dan contact op voor het opstellen van een degelijke, toekomstbestendige overeenkomst. Daar help ik jou en jouw samenwerkingspartner(s) graag mee!

Is er leven na de VAR? De Wet DBA toegelicht

Zoals in een eerdere update al aangekondigd houdt de alom bekende Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) per 01 mei 2016 op te bestaan. Daarmee komt gelijk ook een eind aan de zekerheid die zelfstandigen én hun opdrachtgevers al jarenlang hebben. Grote vraag is dan ook: Is er leven na de VAR?

Zekerheid VAR

Al ruim 10 jaar lang is de situatie vrij overzichtelijk. In een notendop: Een zelfstandige die zichzelf als zzp’er of freelancer verhuurd aan opdrachtgevers, vraagt bij de Belastingdienst een VAR aan en geeft daarmee zijn opdrachtgever de zekerheid dat geen sprake is van een dienstverband. Voor de opdrachtgever is dit van belang, omdat deze dan zeker weet dat geen loonheffing en sociale verzekeringspremies ingehouden en afgedragen hoeven te worden. Deze zekerheid wordt vooraf en voor de duur van een volledig kalenderjaar gegeven. Naheffing vindt in de praktijk eigenlijk slechts plaats, indien sprake is van opzettelijke misleiding, wat zelden bewezen kan worden. Kortom, iedereen blij.

Schijnzelfstandigheid

Nou ja, iedereen blij… De Belastingdienst niet. Door het relatief makkelijk kunnen verkrijgen van een VAR, de vergaande bijbehorende vrijwaring ten aanzien van loonheffingen en premies en het gebrek aan controlecapaciteit, zijn hiaten ontstaan. Een daarvan is de zogeheten ‘schijnzelfstandigheid’. Bekend voorbeeld hiervan is de ontslagen werknemer die meteen als zelfstandige voor exact dezelfde werkzaamheden maar tegen een lager tarief door zijn ex-werkgever weer wordt ingehuurd. Los van de maatschappelijke discussie over de wenselijkheid van dit fenomeen, ziet de Belastingdienst door dit soort oneigenlijke constructies een hoop geld aan haar neus voorbijgaan. Tijd voor actie dus.

Wet DBA en (model)overeenkomsten

Bestrijding van schijnzelfstandigheid is naar eigen zeggen van Staatssecretaris Wiebes het belangrijkste argument voor afschaffing van de VAR en vervanging door de Wet DBA (voluit: Wet deregulering arbeidsrelaties). Onder de Wet DBA verstrekt de Belastingdienst niet langer voor een heel kalenderjaar vooruit zekerheid over het wel of niet moeten afdragen van loonheffingen en premies. Nee, vanaf 01 mei 2016 wordt iedere door een zelfstandige uitgevoerde opdracht individueel beoordeeld. Opdrachtgever en zelfstandige kunnen gebruik maken van door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten of hun eigen overeenkomst ter goedkeuring voorleggen.

Schijnzekerheid

Alleen een ander systeem dus maar met net zo veel zekerheid vooraf? Bepaald niet. Want daar zit het belangrijkste verschil tussen VAR en de Wet DBA: Het gebruik van een modelovereenkomst of goedgekeurde overeenkomst geeft géén echte zekerheid. De Belastingdienst gaat namelijk ook “controles op de werkvloer” uitvoeren. Als uit die controles blijkt, dat de feitelijke situatie niet overeenkomt met de in de goedgekeurde (model)overeenkomst geschetste situatie, wordt opdrachtgever achteraf alsnog geconfronteerd met een naheffing terzake loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Zo biedt de Wet DBA in tegenstelling tot de VAR slechts ‘schijnzekerheid’.

Hoe de controles uitgevoerd gaan worden en met welke frequentie, is niet bekend. Het lijkt echter onwaarschijnlijk dat de Belastingdienst veel verder komt dan incidentele, steekproefsgewijze controles. Daarmee lijkt ook nu al vast te staan, dat het beoogde doel – het bestrijden van schijnzelfstandigheid – niet zal worden bereikt.

Vergaande gevolgen dienstverband

Let op: Wanneer achteraf door de Belastingdienst wordt vastgesteld, dat sprake is van een dienstverband, heeft dit voor opdrachtgever niet alleen gevolgen op het gebied van het alsnog verschuldigd zijn van loonheffingen, sociale premies (en boetes). In geval van een dienstverband kan de zelfstandige die nu dus werknemer blijkt te zijn, namelijk ook aanspraak maken op zaken als vakantiegeld, doorbetaling van loon tijdens ziekte én ontslagbescherming.

Veel kritiek

Niet zo gek dus, dat afschaffing van de VAR op veel kritiek stuit. Zeker de wijze waarop en snelheid waarmee invoering van de Wet DBA gebeurt, kan niet op veel applaus rekenen. Zo zijn er zijn nog tal van onbeantwoorde vragen en bevatten gepubliceerde modelovereenkomsten nog fouten. Het overgangsjaar van mei 2016 tot mei 2017 lijkt dan ook vooral bedoeld om de Belastingdienst zelf de tijd te geven haar zaakjes op orde te krijgen.

Handreiking DBA: Belastingdienst geeft beoordelingskader

In een poging aan de vele kritiek tegemoet te komen, heeft de Belastingdienst begin maart 2016 via haar website de ‘Handreiking DBA’ gepubliceerd. Dit document moet meer inzicht geven in de wijze waarop de Belastingdienst overeenkomsten tussen zelfstandigen en opdrachtgevers gaat beoordelen. Het geschetste beoordelingskader bevat echter weinig nieuwe informatie. De Handreiking grijpt voornamelijk terug op de al veel langer bekende criteria voor het vaststellen van het al dan niet bestaan van een dienstverband:

• Is sprake van een gezagsverhouding
• Bestaat een persoonlijke verplichting tot het verrichten van arbeid
• Bestaat een verplichting om loon te betalen
• Is sprake van een fictieve dienstbetrekking

Maatwerk noodzakelijk

Het moge duidelijk zijn, dat de bij opdrachtgevers en zelfstandigen ontstane onzekerheid hiermee niet kan worden weggenomen. Ook is duidelijk, dat het contracteren tussen opdrachtgevers en zzp’ers of freelancers onder de Wet DBA maatwerk vereist. Iedere individuele opdracht, de te sluiten opdrachtovereenkomst én bewaking van de uitvoering van de opdracht vragen om aandacht. Het inschakelen van de automatische piloot is daarbij – voorlopig? – van de baan.

Heb je als opdrachtgever of zelfstandige advies nodig bij het controleren van bestaande of aangaan van nieuwe overeenkomsten? Neem contact op via mail info@hopconsulting.nl of bel 073-62358550 en ik help je graag.